I discorsi intorno al concetto di concentrazione, produttività e lavoro intenso sono ormai numerosissimi. Non è infatti sempre facile mantenere alto il livello di produttività all’interno di una sessione lavorativa, portando al sorgere di innumerevoli metodi e consigli più o meno efficaci e adatti al lavoratore medio.
Ma guardando nello specifico di ogni professione, e in particolare di quelle che operano nella dimensione digitale, ci sono delle singolarità che fanno sì che sia più difficile mantenere alto il livello di attenzione e di resa in ogni momento.
Notifiche, distrazioni rappresentate dai social media, propri o di altri soggetti e dispersività caratteristica data dal monitoraggio su più fronti, non rendono la vita di social media manager & co così semplice. Provando sulla nostra pelle questa corsa ad ostacoli che è il mantenimento di ispirazione e produzione non condizionate dai tanti stimoli alle quale vengono sottoposte, vogliamo allora provare a individuare delle possibili soluzioni ad un ambiente così stimolante e allo stesso tempo stimolato, all’interno del quale non sempre lavorare con rigore è una facile missione. Sperimentiamo allora che cosa sono le Deep Work Sessions, un metodo per lavorare in modo continuato e preciso che prevede alcune regole.
Ristabilire il processo creativo e la produttività: cosa sono le deep work sessions
Un metodo da provare che racchiude diversi accorgimenti al proprio interno-sperimentato da chi scrive in questo momento così da testarlo veramente!- sono le Deep Work Sessions. Teorizzate da Cal Newport, professore di computer science alla Georgetown University, significano letteralmente “sessioni di lavoro intenso”.
Esse prevedono che venga appunto applicata una intensa concentrazione su un compito piuttosto complesso per un certo lasso di tempo, così da avvicinarsi il più possibile al suo completamento e con una qualità alta di lavoro.
Sono particolarmente indicate per chi si trova a lavorare in un ambiente o, come nel caso del lavoro digitale, in un contesto ricco di distrazioni, per liberarsi il più possibile di esse durante il turno di attività. In assenza di elementi che disturbano la concentrazione e mettendo il focus sull’ obiettivo finale, anche le capacità cognitive appaiono in tale ideale contesto massimizzate.
Spesso capita di porre l’accento sul completamento dimenticando o dando poca rilevanza allo svolgimento e al metodo più efficace.
Alle deep work sessions si contrappongono le shallow work sessions, attività superficiali come rispondere alle mail o controllare i social media, utili al processo complessivo ma di per sé non veramente produttive e caratterizzate da un basso coinvolgimento cognitivo. E’ importante dunque separare le due fasi per riuscire a inserirsi in un momento produttivo e dedicarsi unicamente ad esso.
Come attuare le deep work sessions
Le condizioni per raggiungere questa modalità intensa di attività, particolarmente adatta alle task dall’alto dispendio cognitivo sono semplici, ma molto efficaci se applicate nello stesso momento:
- assenza di interruzioni: ci vogliono dai 15 ai 20 minuti per raggiungere il picco di concentrazione e interrompersi -spesso venire interrotti- significa non raggiungerla o perderla e dove ricominciare da capo questo “conteggio”. Secondo questa logica sarebbe quindi opportuno non interrompersi reciprocamente tra colleghi durante un momento di attività, fissando un momento intermedio per l’eventuale confronto.
- no al multitasking: per quanto appaia virtuoso e lodevole in realtà abbatte la produttività. Cambiando di continuo il contesto di riferimento la concentrazione non riesce a raggiungere alti livelli dovendosi adattare in poco tempo e frequentemente a condizioni differenti.
- organizzazione precisa del tempo e delle task: avere un quadro preciso dei compiti da portare a termine e del tempo loro necessario -aiutandosi addirittura con un timer- per la realizzazione permette di non tralasciare nulla e di destinare il giusto intervallo ad ogni passaggio senza sconfinare. Per fare ciò è importante che questo programma venga rispettato, ed è possibile ricorrere all’impiego di app come Asana, Slack, Google Calendar o altri simili tool, oppure perchè no, anche con le vecchie e analogiche carta e penna.
- silenziamento delle notifiche: la condizione ideale prevederebbe prendersi un periodo di pausa dai social media, ma sappiamo che nel caso di chi cura la comunicazione digitale questo non è possibile. Salvo rare eccezioni, possiamo allora spegnere ogni sorta di notifica per un tempo limitato all’interno della giornata lavorativa, che si tratti di mail, messaggi, social media o addirittura di tool di organizzazione di tempo e task come Slack o Asana citati poco fa, senza temere di tralasciare qualcosa. Anzi permette di mettere in fila i compiti da portare a termine senza rischiare che essi si sovrappongano, dedicandosi a mail e messaggi in una fase separata.
- associazione di un gesto o un’abitudine: prima di cominciare la sessione è possibile stabilire il giusto setting ad esempio pulendo e riordinando la propria postazione, procurandosi cibo e acqua o selezionando il materiale necessario allo svolgimento. Oltre naturalmente ad evitare distrazioni, questo semplice accorgimento, se ripetuto, è in grado di comunicare al cervello che la fase di concentrazione sta iniziando.
- valorizzazione delle pause: una volta raggiunto il picco di concentrazione e di produttività in un lasso prestabilito di tempo è importante anche riposare la mente così da iniziare un ciclo nuovo in seguito o godersi il tempo libero a fine giornata ricaricando le risorse mentali. Durante le pause è consigliato evitare per quanto possibile gli schermi, fare del movimento allontanandosi dalla scrivania e spostare il focus dal lavoro ad altri argomenti così da non sovraccaricare la mente e ricominciare una nuova sessione con le ritrovate energie.
- abitudine alla noia: questo punto fondamentale del metodo ufficiale teorizzato da Newport, consente di allenare il cervello alla resistenza agli stimoli responsabili della deconcentrazione, che diversamente resta avvezzo alle distrazioni e di conseguenza costantemente fuori focus, senza riuscire a raggiungere mai una concentrazione profonda.
Questi sono solo alcuni dei suggerimenti attuabili, ma a patto adottare quelli che più sono adatti a noi e una volta selezionati impegnarsi a rispettarli. Inoltre, anche tracciare e annotare i risultati positivi raggiunti stimolerà questo circolo virtuoso incentivando l’applicazione di questo paradigma ripetutamente nel tempo.
I benefici delle deep work sessions
Quanto descritto fin qui permette di intuire i benefici di tale metodo di disposizione del lavoro in vista di una maggiore e migliore concentrazione, per il raggiungimento di alti standard di produzione in meno tempo, quando queste condizioni siano applicabili. Li riassumiamo brevemente:
- raggiungimento delle deadline: spesso il tempo a disposizione sembra non essere abbastanza, ma sfruttandolo al meglio è possibile rientrare facilmente nelle scadenza, senza stress e rispettando i tempi previsti per un progetto o le sue singole fasi
- aumento della creatività: in assenza di distrazioni il processo creativo avrà più spazio per svilupparsi a livello cognitivo, aumentando di qualità e intensità.
- più stabilità nell’equilibrio vita-lavoro: svolgere i propri compiti in meno tempo e producendo risultati migliori di quanto non sarebbe in presenza di elementi di disturbo consente di dedicarsi in modo misurato ad ogni mansione, senza essere costretti e rubare del tempo e risorse alla propria vita non lavorativa.
- allenamento del cervello ad un certo standard: una volta stabilita una corretta routine di lavoro la nostra mente si abitua al modo corretto di lavorare, portando progressivamente a risultati migliori ed efficienti
- apprendimento solido delle nuove skill: quando il cervello è in uno stato di concentrazione i percorsi di apprendimento si sedimentano più in profondità e le connessioni neuronali si rafforzano. Perché questa condizione si verifichi è infatti necessario che venga svolta un’attività alla volta, riprendendo quindi il concetto di assenza di distrazioni e no al multitasking.
Applicare le linee guida delle deep work sessions nel lavoro di tutti i giorni non ha quindi un riflesso positivo soltanto a livello quotidiano. Affiancando ai compiti giornalieri da portare a termine con successo, delle mete con un respiro più ampio, con il giusto mindset e le buone pratiche a proposito della routine operativa -tra cui gestione delle energie e attività alternata alle pause-, ma soprattutto nuove e più solide skills, anche gli obiettivi più a lungo termine ci appariranno raggiungibili.
Anche in questo caso non può mancare il consiglio librario: “Deep Work: Rules for focused success in a distracted world” il manuale scritto da Cal Newport per illustrare il metodo completo.
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